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Casos de éxito

Manutan: Stibo Systems tiene el control del MDM en el corazón del comercio electrónico


, el 21 Enero 2015 | Leído 525 veces

Poco a poco Manutan ha ido ubicando el MDM (Master Data Management) y la gestión de datos de referencia en el corazón de su sistema de información. Todo comenzó en el 2008 cuando Manutan eligió a Step de Stibo Systems. Para la empresa europea especialista en ventas de equipos profesionales por catalogo, este MDM ha asegurado la transición del catálogo de papel al comercio en línea. A continuación, la entrevista con Henri ADREIT, Director de tecnología del Grupo Manutan.



Henri ADREIT, IT Program Manager por Groupe Manutan
Henri ADREIT, IT Program Manager por Groupe Manutan
Cuéntenos la "historia" de Stibo Systems en Manutan. ¿La herramienta ha ayudado a la empresa en la evolución en materia organizacional o es todo lo contrario?

Nuestra historia con Stibo comenzó en el 2008. Contribuimos juntos con diferentes funciones de la empresa, ahora presente en 19 países de Europa mediante 25 filiales. Este crecimiento se llevó a cabo, en parte, a través de adquisiciones, lo que implicó la incorporación de nuevos sistemas de información que se superponen parcialmente entre sí. Hasta hace poco el grupo sólo tenía pocas funciones transversales, especialmente en el campo de la informática y en la gestión de contenidos. Hoy en día desde nuestra oficina central europea establecida en Gonesse, Francia, contribuimos juntos con varias funciones. Entre las funciones se encuentran la logística y la producción del famoso catálogo en papel que forma parte de nuestro ADN.

Estamos en medio de la implementación de nuestro esquema director en sistemas. Empezamos con 300 aplicaciones y el objetivo es reducir esta cifra a 70. Entre estas aplicaciones se identificaron varios pilares y el MDM forma parte de ellos.

El año pasado pusimos en marcha el proyecto de construcción de una oferta única europea. Hasta ahora, cada filial tenía su propio catálogo. Esta estrategia ha significado varias ventajas: en primer lugar las expectativas de las empresas a través del continente europeo se alinearon, además hemos organizado nuestros procesos y métodos de trabajo, así como de nuestros volúmenes de compra de productos. Queremos posicionarnos como el distribuidor europeo presente a través de todos los canales. Esto necesariamente implica la construcción de una oferta de productos europeos, que además es una de las solicitudes de nuestros clientes corporativos, con los que firmamos acuerdos marco en Bélgica, Francia y Holanda, que no podían entender que Manutan no tuviera una oferta europea para sus filiales de Alemania o España.

¿Cuáles son los principales desafíos que enfrenta Manutan, sobre todo en la transición a la tecnología digital?

Nos enfrentamos a grandes desafíos. En primer lugar, lograr que la web se convierta en nuestra primera plataforma de publicación: la exhaustividad, la primicia de la oferta en la plataforma de comercio electrónico, la velocidad de difusión y la publicación casi instantánea entre las herramientas de gestión de contenidos. Step, la plataforma de Stibo Systems nos ayuda en esta tarea y hoy seguimos desmantelando las aplicaciones heredadas y reintegrando algunas de sus funciones de Step. Tuvimos que asumir lo antes posible el cambio hacia la web y no caer en el síndrome de "La Redoute" o "3 Suisses" en donde el catalogo web tiene un retraso importante en comparación con el catálogo de papel. Anhelamos que todo evolucione hacia la publicación web. Todo esto nos afecta enormemente porque toda la empresa sigue el ritmo de la producción del catálogo anual en papel. Desde luego, no queremos negar que es parte de nuestro ADN, pero tenemos que ser mucho más contundentes en todos los otros canales.

Para la publicación, Manutan utilizó exclusivamente Step de Stibo systems entre el 2008 y el 2011. Nosotros almacenamos las referencias de nuestros productos en un repositorio y a partir de esta información exportamos los datos para crear los catálogos y para la plataforma Web de venta online.

A mediados del 2014 creamos en Manutan el departamento de MDM, reportando directamente a la alta dirección, el MDM no está ni bajo la supervisión del departamento de TI ni la del departamento de marketing.

¿Qué es para ustedes el MDM? ¿Cuál es la diferencia con un repositorio?

Al inicio no estábamos muy claros de lo que es un MDM o un repositorio. Nos enfocamos sobretodo en el medio y en las necesidades. Fue este análisis el que nos llevó a instalar la última versión de Step. Nos dimos cuenta que sólo usábamos una pequeña parte de las funcionalidades de la herramienta. Nuestra versión 2008 nunca había sido actualizada, pero era necesaria antes de la creación de nuestro centro de MDM.

Hoy nuestra iniciativa MDM se organiza en torno a dos aspectos:
1. El repositorio de nuestra estructura y organización que aun no está integrada en Step.
2. Repositorios de productos, clientes y proveedores. Pusimos el 100% de nuestros esfuerzos en el repositorio de productos. Cuando hablamos de MDM en Manutan, hablamos de los productos.

¿En qué sentido la creación del repositorio ha sido compleja? Forzando un poco, podríamos decir que Excel podría hacer el trabajo.
Muchas personas trabajan en torno a los productos: los trabajadores de la cadena de suministro, los compradores, los gerentes de producto, los editores y los comerciantes que describen los productos en nuestro catálogo. Las tareas de estos trabajadores estaban organizadas secuencialmente. La creación de nuestra oferta para el ámbito europeo nos ha permitido cuestionarnos. Esto no hubiera sido posible desde un simple archivo de Excel. ¡Anteriormente, hacer referencia a un nuevo producto en Manutan podría tomar hasta 3 años! Este ciclo no era para nada compatible con las exigencias del mercado. Al reorganizar el trabajo secuencial reducimos este retraso en el tiempo de entrega de los productos.

¿La herramienta contribuye con la adaptación de la organización o por el contrario estos cambios se pasan como parámetros a la herramienta?

Un poco de ambos pero es más bien la primera opción. La herramienta ha ayudado a la organización a adaptarse. Manutan es una organización 100% orientada al cliente y a las ventas. Acá la tecnología está al servicio de este propósito. Nosotros desarrollamos estos sistemas no por el sistema en si mismo sino por su utilidad para nuestros objetivos. Gran parte de nuestros esfuerzos se concentran en el desarrollo en las interfaces. El resto de las herramientas como el ERP, CRM, MDM son utilizadas en un 90% tal como son, "out of the box". Esta es una norma establecida por la gerencia del grupo. Esto significa que en realidad son las organizaciones las que se ajustan a la herramienta. En realidad hay algunas excepciones, pero siempre nos cuestionamos cualquier desarrollo o cambio específico necesario con el fin de dar preferencia a los parámetros estándares.

¿Podría describirnos el flujo de datos de Step: de donde vienen y si hay otras aplicaciones que la alimentan?

Step recibe la información principalmente de los seres humanos. Todavía no hemos conectado los repositorios de los proveedores, quienes suministran directamente los datos en la herramienta; pero el proyecto está en planes. No estamos hablando de una entrada línea a línea por supuesto, pero sí de datos que han sido trabajados previamente en Excel. Por lo tanto, Step se encuentra al principio de la cadena de aplicaciones. A su salida Step alimenta el ERP y los diferentes canales de distribución, entre ellos la plataforma de comercio electrónico; además de la solución eProcurement disponible para algunos de nuestros clientes. Finalmente, con Adobe InDesign, producimos las páginas de nuestro catálogo en papel. InDesign está directamente conectado a Step esta vez a través de una interfaz desarrollada al interno en Manutan.

La lógica es que ahora cualquier actualización pasa por Step, antes de pasar por cualquier otra aplicación. ¿Es esta regla siempre es respetada?

Sí, en general, especialmente en la parte pre-prensa en donde funciona bastante bien. En cuanto al ERP, hay que reconocer que todavía hay conflictos, dependiendo del país o la región, de la distancia o del tamaño de la filial. Cada organización es diferente y a veces hay que ser flexibles. La situación ideal es cuando la filial nos llama, nos comunica sus problemas y nosotros resolvemos la falla del proceso. Desde la sede central organizamos y resolvemos a través de Step, igualmente asumimos los pequeños problemas temporales que se generan.
¿Han implementado herramientas de BI en su repositorio? ¿Qué herramienta permite supervisar y medir el uso?
Tenemos una herramienta de BI para el grupo y MDM la alimenta. Éste es también otro canal de salida de Step: alimentar nuestro almacén de datos. Elaboramos informes y cuadros de mando para el seguimiento de las actualizaciones de datos, incluida su integridad: tenemos por ejemplo 100 000 productos en la base de datos, el 98% tienen todos los atributos y debemos seguir este indicador. La última versión de Step que instalamos ofrece funcionalidades nativas de reporting, pero aún no la hemos implementado.

Por último, ¿qué consejo le daría a aquellos que consideran dar un enfoque e implementación similar de una solución MDM?

El principal consejo que le daría sería la de no descuidar la fase de exploración y análisis de su propio modelo de datos. ¿Qué información me gustaría proporcionarle a mi MDM? Las características de integración de Step son muy fáciles de usar, es casi juguete. ¡Pero, a veces es tan sencillo que lo que debe ser un flujo de datos se convierte en una "sumidero" de datos! De allí la importancia de un análisis previo que no debe ser subestimado.
Otro punto importante es determinar los "dueños" de los datos. Por ejemplo, en nuestro caso hemos puesto en marcha un comité de gobierno de datos. Cambiamos nuestro modelo de datos casi a diario, pero de manera muy cautelosa. El modelo de datos de Step se convirtió en el modelo de datos de Manutan.
El único punto delicado que nos enfrentamos con Step es la gestión de precios. El proceso no parece adaptarse a nuestro negocio de vendedor en línea. Discutimos con Stibo Systems y espero que esto cambie en el futuro.




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