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Opiniones de expertos

Modelo de cálculo de costos de integración: un paso importante hacia una mejor gestión


Jean-Noël VARRAULT, Stambia, el 29 Septiembre 2019 | Leído 618 veces

¡Fantástico! « Es sábado en la mañana, y sólo sueño con una cosa, ir a comprar nuevos neumáticos para mi automóvil! » Siendo franco, espero que usted nunca se haya dicho eso a sí mismo en la vida real. Sin duda usted nunca ha experimentado el más mínimo placer al comprar y cambiar los cauchos de su vehículo. Seguramente usted esperó al último momento, seguramente maldijo al mecánico y sus tarifas exorbitantes, y seguramente escogió la mejor promoción disponible, sin preocuparse realmente del TCO (costo total de propiedad) de sus cauchos. Pero tranquilícese, es normal. Incluso si no es la mejor manera de realizar esa inversión.
En cambio, si usted procede así a la hora de seleccionar una plataforma de integración ¡es más inquietante!



Ciertamente, los neumáticos son uno de los elementos esenciales de su vehículo. Son la interfaz entre éste y la vía. Su estado condiciona su seguridad, sea cual sea el estado del tiempo; pero los neumáticos juegan igualmente un rol de primer orden en el consumo energético - su estado podría influenciar en un 20% el consumo de combustible. Escogiendo sus neumáticos de manera demasiado apresurada y sin un estudio preciso, usted hace una selección que tendrá gran influencia en el agarre del vehículo y en el costo de sus viajes, esto durante varios años y varias decenas de miles de kilómetros.

Desde luego, no estoy aquí para hablarle de las vacaciones que acaban de terminar, sino de su sistema de información. Y es pertinente la comparación entre las funciones de integración de datos de su sistema de información y los neumáticos de su vehículo. Todo es cuestión del costo total de propiedad, y de como tenerlo bajo control.

Hubiera podido hacer otra analogía, la de la tubería de su casa y el costo de plomería... no importa, usted capta la idea. Enfocándose en una parte del costo de integración - frecuentemente el programa informático que hay que comprar inicialmente - usted toma algunas veces una mala decisión a largo plazo. Ya sea que se trate de los neumáticos, de trabajos de plomería o de integración de datos, lo que importa es el costo global. Enfocándose en un sólo componente, se tiene la impresión de que uno se libra del problema. En realidad se corre el riesgo de pagar mucho más caro, algunos meses después.

Seleccionar un programa informático es cada vez más complicado

A inicios de los años 2000, en el apogeo del mundo informático tradicional, era relativamente simple calcular el costo de un programa. Se compraba un derecho de licencia, una inversión de cierto monto I, acompañado de un contrato de mantenimiento anual M, y se preveía el uso del conjunto durante cierto número de años n. El costo global era entonces el valor actual (VA) del conjunto, sea:

Costo Programa Inversión = VA (I + M x n)

Hoy en día las ofertas de los desarrolladores de software son más complejas de comparar. Usted siempre puede invertir ese monto I, pero también puede escoger una oferta « aaS », « as a Service », cuyo monto dependerá de varios factores, como el número de usuarios, el nivel de uso (número de flujos, volumen transferido...), la potencia de la máquina y, a veces... en función de la creatividad del desarrollador en cuestión, de la edad del director comercial.
Se hace así casi imposible garantizar el monto de la inversión para varios años, a menos que se haga cierto número de hipótesis, de las que sabemos de partida que serán falsas. Además, la noción de inversión deja de existir. Mientras que la compra de la licencia de un programa podía amortizarse de uno a dos años, un contrato « aaS » se convierte en un gasto variable.
Es por supuesto interesante para una empresa que desea casar su grado de utilización con su factura, pero todo depende de la duración del uso.
Y no le hablo de soluciones « open source » cuyo producto de gancho comercial puede ser aparentemente « gratuito » pero cuya gratuidad se compensa de sobra con módulos complementarios, mantenimiento y prestación de servicios vendidos a alto precio.

Según un estudio realizado en 2016 por el CXP (grupo francés de análisis en el sector de las tecnologías de la información) la duración promedio de uso de un ERP es de 9 años. Y 29% de las empresas utilizan un ERP instalado desde hace más de 10 años.
En materia de integración de datos, frecuentemente encuentro clientes que prevén invertir en una herramienta informática por al menos diez años, ¡a veces en algunos casos por hasta 20 años!
Veamos, de hecho, esa es también la duración mínima de uso de una buena tubería. Y para un buen neumático, es de 50.000 kilómetros... es decir un poco menos de 5 años.

Entonces, ¿cómo podemos calcular el costo de nuestra inversión informática? Antes que nada hay que ser realista en relación al número de años. Ciertos desarrolladores « aaS » le orientarán en el caso de una duración corta. Sí, Señor Cliente, nuestra aplicación, para 3 años, es bastante menos costosa que la de nuestra competencia... ciertamente, para 3 años, pero para 5 años, para 9 años, para 10 años El cálculo resultará muy diferente.
En el caso de una inversión, una vez que termina la amortización sólo se factura el mantenimiento. El año adicional de uso no es muy costoso. En el caso de un « aaS », cada año le costará el precio total de suscripción.

Entonces:
- Comience por estimar de manera realista la duración real n durante la cual usted prevé utilizar el programa y su suscripción A;
- Anticipe año por año, el crecimiento de la variable v utilizada por el desarrollador de software (número de usuarios, volumen de datos, número de flujos...);
- Anticipe año por año, el coeficiente de aumento posible del precio de suscripción p, por ejemplo 1,05 por 5% de aumento anual;
Y aplique la siguiente fórmula basada en varias hipótesis:

Costo del programa « aaS » = VA ( A (n1) + A (n2) x p x v + A (n3) x p x v + A (n4) x p x v +… )

Usted tendrá entonces un monto para comparar entre un modelo de inversión y un modelo locativo.
Y por seguridad, usted calculará así mismo el costo de un año adicional en los dos modelos.
Por experiencia, usted constatará sin duda que a corto plazo, inferior a cinco años, el modelo variable es ventajoso, pero que para una duración más larga, el modelo tradicional es mucho menos costoso. El punto de equilibrio se ubica frecuentemente ente 4 y 5 años.

No olvidar los costos de explotación

El programa no representa sino una parte de la inversión, y frecuentemente la más reducida, incluso si uno se enfoca en ella.
Los costos indirectos asociados a la explotación del programa son esenciales, y allí también las nuevas ofertas en la nube no simplifican las comparaciones.
Es un hecho, todo el mundo va hacia la nube. Pero cuidado, esto no quiere decir que no haya más costos informáticos. Es el proveedor de servicio el que los asume; haciendo por supuesto enormes economías de escala, pero estos costos se facturan al cliente.
Los costos del servicio de alojamiento deberán calcularse y compararse con una solución interna. No olvide que es posible una combinación de fórmulas: un programa facturado « aaS » sobre una plataforma interna, un programa adquirido pero alojado en la nube, un programa « aaS » en la nube, y un programa adquirido alojado internamente.
Es por esta razón que vamos a separar las dos ecuaciones, las referentes al cálculo del costo del programa y aquella referente al cálculo de su costo de explotación.

La fórmula del cálculo del costo de explotación estará basada en:
- El costo de las máquinas M
- El costo de almacenamiento S
- El costo de banda pasante BP
- El costo de la gestión del conjunto CGC
- Sin olvidar las hipótesis de crecimiento, de los usos y de los precios
Y calcularemos otra vez el valor actual VA del conjunto, para el número de años de explotación previstos.

Costo Explotación = VA ( (M+S+BP+CGC)n1 + (M+S+BP+CGC)n2 x p x v + (M+S+BP+CGC)n3 x p x v + (M+S+BP+CGC)n4 x p x v +… )

¿Podemos incluir también el componente humano en la ecuación?

Es sin duda la parte más difícil de anticipar. ¿Cuánto tiempo - y a qué costo - será necesario para desarrollar y hacer evolucionar los diferentes flujos de integración?
Efectivamente, la integración de datos no es un proyecto de duración finita. Para ser honesto, una vez más, hay que aceptar que un proyecto de integración de datos nunca se termine de manera definitiva.
Una solución sencilla sería recensar el número de flujo de datos que se deben integrar, y de multiplicar por un número promedio de días... eso nos da... una aproximación bastante inexacta. ¿Cuáles van a ser los desafíos que usted enfrentará en la realidad?

- Los trabajos de integración van a extenderse en su duración; varias personas estarán a cargo de diferentes integraciones, a veces desarrolladas en paralelo;
- En un mismo lote de integraciones, varias personas van a sucederse; puede que usted vaya a crear un equipo a cargo específicamente de la gestión y desarrollo de los flujos de datos. La gestión de estos equipos será un punto clave;
- La integración es un trabajo de transferencia de datos entre un punto A y un punto B. Pero A y B evolucionan, así como los detalles del camino que va de A a B. Los flujos de integración deben entonces ser mantenidos y evolucionar en función de las necesidades.
Este mantenimiento del desarrollo de los flujos debe entonces ser presupuestado.

Imposible aquí de escribir una ecuación de los costos humanos de la integración. Pero en función de su actividad y de su organización, usted pensará en escribir su propia fórmula, teniendo en cuenta allí también la duración realista de uso de su plataforma de integración.

Conclusión

He intentado en este artículo compartir con usted un método de cálculo del costo completo de integración de datos. ¿Cuál es el mensaje subyacente? Usted lo ha entendido. No se enfoque excesivamente en el costo inicial del programa. Sería como seleccionar un neumático únicamente en función de su precio, sin tener en cuenta el número de kilómetros que le permitirá recorrer, su estado de desgaste, su costo de instalación, etc.
Una plataforma de integración cuyo costo usted no haya calculado correctamente, es como una tubería que tenga filtraciones. Puede que le haya costado más barato inicialmente, pero cada mes usted pierde 10% de su consumo de agua. ¿No es grave? Entonces, no hay problema, no tiene que cambiar nada. Pero si usted es un gerente responsable, comprenderá que es mejor construir su plataforma sobre bases sólidas, y evitar así las filtraciones.

No subestime la duración total de uso de su plataforma de integración, sea honesto en sus previsiones, y calcule de manera separada los tres elementos: costo total del programa, costo total de su explotación y costo humano de las tareas de integración.

Tener control sobre el conjunto de componentes del costo de integración de datos, modelarlo para comprenderlo y luego optimizarlo, es finalmente, como versa el eslogan de un gran fabricante de neumáticos, « una mejor manera de avanzar ». Buen viaje hacia un control inteligente de sus costos de integración.

Sobre el autor

Senior account executive de Stambia, ingeniero diplomado de una maestría en ciencia informática en el INSA de Lyon.

Jean-Noël cuenta con más de 15 años de experiencia en torno al dato y particularmente en el área de la integración de datos.

Inicia su carrera en el seno de una ESN (empresa de servicios informáticos) especializada en la transformación digital (7 años en Astek) seguido de 8 años en el integrador DIMO Software.

Pasa del lado del desarrollador en 2014 incorporándose a Stambia, una solución ágil especializada en la integración de datos.





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